基于VB文档管理系统设计

引言
计算机技术的飞速发展，为人类的进步注入了新的活力。新的技术为人们带来的是更快捷、更可靠的服务。越来越多的家庭、企业、机关、学校利用计算机来处理日常事务，管理信息系统（MIS）就是利用计算机为企业、学校，事业机关等的经营者、决策者收集、处理信息的一项重要工具，管理信息系统的发展源于管理现代化的推进和计算机技术的发展。籍于此管理信息系统将随着人类文明的进步而不断的完善与发展。
知识经济时代的今天，对文书档案管理工作人员提出了更新更高的要求。文档管理工作人员，必须完成由传统的管理模式向现代的管理模式的转变，由传统的管理理念向现代管理理念转变，同时在管理实践中应用，使文书档案管理工作赶上时代步伐，适应文书档案管理现代化和办公自动化的时代需要，为社会提供更好更有效的服务，使文书档案管理工作发挥出应有的经济效益及社会效益来。
《文档管理系统》针对本人对文档资料管理的调研，结合本单位长期以来管理文档资料的经验而设计的计算机管理系统。提出了一套比较适宜的施行方案，并努力将原本复杂的管理业务、归类、存档等简化为比较简单的事务。他基本上秉承了传统的文档资料管理理念，同时也兼顾当今对现代管理信息的需要，着眼于实用、高效的原则。
由于本人的水平有限，在本系统中难免存在错误和不足。望各位老师予以批评与指正
第二章 应用系统分析
需求分析是软件生命周期的一个重要阶段，它根本的任务是确定为了满足用户的需要必须做什么。具体地说，应该确定系统必须具有的功能和性能，系统要求的运行环境，并且预测系统发展的前景，必须仔细分析系统中的数据，既要分析系统中的数据流。又要分析长期使用的数据存储，通过分析应该得出用数据流图、E－R图，为系统的设计奠定基础。
在这一章里，我将给出系统的数据流图，功能结构图，系统分析说明书，E－R图，为系统的设计奠定基础。
2·1、数据流图
数据流图描绘系统的逻辑模型图，其中没有任何具体的物理元素，只是描绘信息在系统中流动和处理的情况。因为数据流图是逻辑系统的图形表示，即使不是专业的计算机技术人员也容易理解，所以是极好的通信工具。此外，设计数据流图只需考虑系统必须完成的基本逻辑功能，完全不需要考虑如何具体地实现这些功能，所以它也是软件设计的很好的出发点。《文档管理系统》主要是为了对各种文档资料信息，卷宗信息，档案柜信息等进行计算机管理。所以主要的数据源应是文档资料，卷宗，档案柜的各种信息。它们在系统中流动和处理详细见下面的数据流程图。
2·2、系统功能结构图
通过前面的数据流程图已经对系统的主要功能有了一个初步的了解，下面将系统的功能再作一些深入分析，最后得出系统的功能结构图
《文档管理系统》是为了实现联通泰安分公司文档资料的计算机管理。因此，系统应该有一个全局管理功能，以方便实现不同的功能的选择。也就是应具备全局管理功能。这里用总控模块实现。由于要处理的信息包括档案柜，卷宗，文档资料的不同处理，总控模块管理有三种不同的信息的处理。即档案柜、卷宗的处理、文档资料的处理。由于每种信息的处理涉及到对信息多方面的不同子功能，所以又涉及到对众多的子功能的管理。在此用档案柜信息模块、卷宗模块、文档资料模块实现。在档案柜信息模块下包含对档案柜基本信息的编辑、检索、报表等功能。对检索应具备从多方面对不同字段进行检索。卷宗信息模块包含卷宗信息创建、编辑、检索、统计、报表等功能。对卷宗信息的功能处理的是否恰当是本系统是否成功的一个标志。因此，对卷宗信息的功能应细化。尤其是卷宗的检索、信息的统计要具备从不同的角度能够对数据库中的记录进行特定条件的检索和统计。文档资料信息模块包含文档资料的编辑、修改、检索、报表等功能。同以上的检索一样，应能从多方面、不同字段进行。在此基础上，总结得到如下的系统功能结构图：
2·3、系统分析说明书
项目级系统分析的重点在业务需求层次上，主要任务是确定用户对系统的应用要求，这主要从两个方面获得。一是和用户一起充分了解现行系统是怎样运作的，二是理解用户的现行系统的改进及对新系统的要求，并在此基础上提出解决问题的基本模型，另一个任务是把和用户共同理解的新系统用恰当的工具表现出来，系统分析的最终任务是提出达到新系统目标的新系统方案，并在此提高主要文档——系统说明书。
以下是对系统各模块功能的分析
1： 档案柜信息模块的功能
档案柜信息模块，又包括档案柜信息的编辑子模块、检索档案柜信息子模块、档案柜信息导出到EXCEL报表子模块。这些子模块的功能组合后，可对档案柜从创建、到平时信息查询、以及所需信息的报表等一系列繁杂的工作通过计算机得到轻松的管理。其中档案柜信息的编辑子模块可以完成档案柜信息的创建、修改、删除等操作。从而达到准确的对档案柜的信息存档的目的。检索档案柜信息子模块可以通过档案柜号或档案柜名来进行查询。检索结果以表格形式体现。信息报表子模块可以完成特定条件下的信息报表，报表信息受检索条件的限制，和检索结果一致。通过将检索结果导出到EXCEL实现报表功能。
2：卷宗模块的功能
卷宗模块包括卷宗编辑子模块、检索卷宗子模块、卷宗信息统计子模块、卷宗信息导出到EXCEL实现报表子模块。这些子模块的功能组合后，各方便地对卷宗进行系列管理。其中卷宗编辑子模块可以对卷宗进行创建、修改、删除等操作。检索卷宗子模块单一检索和多条检索条件的组合这样两种方式来进行查询。检索条件包括卷宗号、卷宗名、创建时间等。检索结果以表格形式体现。卷宗信息统计子模块可以完成按卷宗号或入卷时间等从不同的方面对档案资料进行文档资料数量统计。统计结果以表格形式体现。卷宗信息报表子模块可以对符合特定条件下的信息报表，报表信息受检索条件的限制，和检索结果一致。
3：文档资料模块
文档资料模块包括文档资料信息编辑子模块、检索文档资料子模块、文档资料报表子模块。这些子模块的功能组合后，各方便地对学生评语进行系列管理。文档资料编辑子模块可以对文档资料信息进行录入、修改、删除等操作。方便地将文档资料存档的目的。检索文档资料子模块可以通过文件号或文件名来进行查询。或着通过文件号或文件名与状态、入卷时间的组合形式来进行查询。检索结果统样以表格形式体现。信息报表子模块可以完成特定条件下的信息报表，报表信息受检索条件的限制，和检索结果一致。报表同样是通过导出到EXCEL实现。
以上是对本系统各模块功能的总体分析。
3·1、模块处理功能设计
在上一章的系统分析说明书中，已经从用户的角度初步地划分了本系统的各功能模块，并且从用户的角度对主要的功能模块设置作了分析。下面我将对每个模块的总体设计作简要说明。
1．档案柜信息模块
1）编辑档案柜信息模块
该模块可以实现档案柜的创建，档案柜信息包括档案柜号、档案柜名、创建时间、创建人、备注。该模块还实现对档案柜信息记录的修改、删除等操作。
2）检索档案柜信息模块
该模块是档案柜信息模块的重要组成部分。它能够用单一条件或组合条件两种方式对满足条件的档案柜记录予以显示，条件的匹配方式包括等于、不等于、大于、小于等等，条件的组合方式有与、或等，力图从数据的任何一个角度反映整个数据表的信息。该模块将用SQL语言实现。
3）档案柜信息报表模块
该模块可以实现在数据库中满足指定条件的记录的输出报表。该模块输出特定条件的记录也将用SQL语言实现。由于Visual Basic6.0的报表功能的局限性，所以这里采用将检索结果到处到EXCEL，最后通过EXCEL实现最终的报表。
2．卷宗信息模块
1）卷宗信息编辑模块
该模块首先实现卷宗的创建。创建时用户选择卷宗的类比名和卷宗号。另外还包括卷宗的创建时间，创建人，备注等。创建以后还可以实现对卷宗包括卷宗号、卷宗名等记录的录入、修改、删除等操作。
2）卷宗信息检索模块
该模块是卷宗信息模块的重要组成部分。它能够用单一条件或组合条件两种方式对满足条件的卷宗记录以及卷宗里面的文档资料信息予以显示，检索字段包括卷宗号、卷宗名、入卷时间、文件号、文件名等。条件的匹配方式包括等于、不等于、大于、小于等等，条件的组合方式有与、或等，力图从数据的任何一个角度反映整个数据表的信息。该模块将用SQL语言实现。
3）卷宗信息分段统计模块
该模块主要完成对满足指定条件的卷宗库表和文档资料库表中的记录按照相同卷宗号进行文档资料数量的统计。统计的结果显示在表单中的网格表中。
3．文档资料模块
该模块实现文档资料信息的管理，又可分为文档资料编辑子模块、检索文档资料子模块、文档资料报表子模块。文档资料编辑子模块主要完成文档资料的录入、修改、删除等。检索评语子模块主要完成对文档资料从文件号、文件名等字段来设定检索条件。文档资料报表子模块主要完成设定条件的记录的输出报表。
4．系统用户登录模块
该模块实现系统对用户身份的识别，只有输入正确的用户名和密码，系统才会进入系统运行界面，非法用户登录给出警告，密码填写错误给出提醒。
非法用户不能进入系统。密码三次输入不正确，系统自动退出。
3·2、数据库表结构
根据分析阶段得出的实体一联系图（E－R图）的结论，结合本系统对有关数据的存储的需要，更加方便实现该动态档案系统的所有功能，现将本系统设计成3个数据库表，每